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El origen del Método Kanban y su empleo en el área creativa

Frente Creativo

Es probable que muchos de ustedes estén muy familiarizados con herramientas de Project Management como Trello, que en términos generales consiste en imprimir todas nuestras tareas sobre un tablero que lista prioridades, dependiendo de las necesidades de cada equipo u objetivo.

Particularmente Trello basa sus principios en la complejidad del método Kanban. Pero aquí te simplificamos un poco sobre su origen y su propósito inicial. De antemano es importante mencionar que el método nació enfocándose principalmente en términos de grandes líneas de producción, pero con el tiempo se convirtió en una infalible herramienta para varias disciplinas, incluyendo el área creativa. 

¿Qué es el método Kanban?

Este método consiste en jerarquías y señales visuales que determinan etapas de procesos representados a través de tarjetas dentro de columnas. Forma parte de la filosofía just in time (justo a tiempo) la cual vela por que cada elemento de una producción funcione en armonía y tenga la capacidad de determinar qué cosas representan contratiempos dentro de un proyecto (tomando en cuenta todos los aspectos de éste), o qué materiales son innecesarios para la manufactura de un producto.

El equipo debe estimar el tiempo total de una línea de producción y dividirlo en diversas etapas que van desde la petición del cliente, arreglos con proveedores, desarrollo, hasta la entrega.

Cada etapa del desarrollo debería tener claras sus necesidades y estar constantemente comunicada con la siguiente; a su vez, conocer la cantidad de materiales que son necesarios; esto ayuda a que la producción siempre trabaje con lo que necesita en el momento en el que lo necesita. Para poder llevar un seguro control de todo lo antes mencionado, es que se construye un tablero Kanban, que funge como un maravilloso complemento para no perder la ruta en el camino.

El “Kanban” que se traduce del japonés como “Tarjetas” o “señales visuales”, fue implementado por la empresa Toyota, inspirada de la logística de un supermercado estadounidense que cuidaba no llenar su estantería de mercancía innecesaria, sólo reponiendo los artículos que retiraban los clientes. Esto, además de mejorar la experiencia del comprador, también agilizaba el tiempo del personal en el establecimiento.

Ejemplo de un tablero Kanban

Un Kanban puede ser tan largo como sea necesario en cuestión de etapas, pero idealmente cada una debería de contar con un número de tareas (tarjetas) concisas y limitadas para evitar prolongar su tiempo de producción.

Hoy en día, el sistema puede adaptarse según las necesidades de cada producción o bien, de cada equipo de trabajo, pero es indispensable entender que en términos generales cada etapa del desarrollo debe recoger el proceso perfeccionado y funcional de la etapa anterior. Por ejemplo: el proveedor de una pieza representaría una etapa en su tiempo de desarrollo; cuando ésta pieza está lista se envía al fabricante, que sería otra etapa; luego, la integración de la pieza en el producto, sería otra; el envío al cliente, sería otra y así sucesivamente.

Cada etapa entonces debe estar consciente del flujo y de las necesidades del resto de los procesos y evitar enviar el suyo de forma defectuosa al siguiente paso de la producción. Por ello es importante que el tablero incluya toda la información de relevancia para esta finalidad.

No siempre es recomendable implementar Kanban

Y aunque el método de Kanban suelen ser muy efectivo cuando se entiende a la perfección o cuando se confeccionan etapas y procesos precisos para cada ideal, hay ciertas condiciones en las que quizás pueda llegar a ser desastroso, confuso o irregular.

El principal escenario en donde este método podría no ser el correcto, es cuando las producciones o las peticiones del cliente suelen ser irregulares o muy cambiantes sobre la marcha. Es recomendable implementar el sistema en proyectos o flujos de trabajo que cuenten de antemano con fechas de entrega bien establecidas, pues de ese modo será sencillo mantener etapas con tiempos regulares.

En el mundo digital, los tableros Kanban han sido infalibles para Project Managers y cabezas de equipos en diversas áreas como el desarrollo de software, hardware e incluso a la hora de alinear a todo el personal creativo de proyectos editoriales y audiovisuales.